Term

Beskrivning

Akt

Sammanhållna handlingar i ett ärende.

Allmän

handling

Begreppet allmän handling definieras i 2 kap Tryckfrihetsförordningen (TF). Allmän handling är en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. (I TF §6 och §7 preciseras innebörden av inkommen till och upprättad hos.)

Allmänna arkivschemat

Den förteckningsplan med fasta huvudavdelningar som används av alla myndigheter

Allmänna arkivschemat (A-Ö).

A    PROTOKOLL

B     ARKIVKOPIOR AV UTGÅENDE SKRIVELSER

C    DIARIER

D    LIGGARE OCH REGISTER

E     INKOMNA HANDLINGAR, KORRESPONDENS

F     HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE

G    RÄKENSKAPER

H    STATISTIK

J      KARTOR OCH RITNINGAR

K    FOTOGRAFISKA AVBILDNINGAR

L     TRYCK

Ö    ÖVRIGA HANDLINGAR     

Ämnesordning

Arkivläggning efter ämne.

Arkiv

Bestånd av handlingar som har tillkommit i en myndighets/enskilds verksamhet och som har arkiverats hos denna.

Arkivbildare

Myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår.

Stora organisationer kan ibland indela verksamheten i flera arkivbildare. Dotterbolagen i en koncern utgör t.ex. ofta egna arkivbildare

Arkivbildningsplan

Plan som styr arkivbildningen hos en arkivbildare och innehåller uppgifter om t.ex. databärare, seriebildning, arkivläggning och gallring. Detsamma som dokumenthanteringsplan.

Arkivera

Tillföra arkivet handlingar.

Arkivförteckning

Sökmedel där ett arkivs innehåll redovisas, vanligen systematiskt i serier och volymer.

Arkivhandling

Handling som upprättats av eller inkommit till en arkivbildare som ett led i dennes verksamhet och som har arkiverats.

Arkivlagen

I arkivlagen (1990:782) slås fast att ”myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet”.

För myndigheter är upprättandet av en arkivförteckning lagstadgat genom arkivlagen. Många organisationer och företag upprättar på frivillig bas arkivförteckningar då detta är ett oöverträffat hjälpmedel för att återsöka information.

Arkivtyp

Det finns statliga och kommunala arkiv samt föreningsarkiv

Databärare

Fysiskt underlag för handlingar/uppgifter.

Depå

Det huvudarkiv som arkivbildares handlingar tillhör. I varje depå ingår ett antal arkivbildare.

Diarie-/dossiéplan

Systematisk plan för klassificering av ärenden för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer).

Diarium

Kontinuerlig förteckning över inkomna och/eller utgående handlingar.

Dokument-
hanteringsplan

Plan som styr arkivbildningen hos en arkivbildare och innehåller uppgifter om t.ex. databärare, seriebildning, arkivläggning och gallring. Detsamma som arkivhanteringsplan

Dossié

Sammanhållna handlingar eller akter i samma ämne.

Etikettinformation

För märkning av volym

Föreningsarkiv

Arkiv som tillhör en förening

Försättsblad

Det första blad som ex. insätts i en pärm och visar arkivbildarens namn. Därefter följer Innehållsförteckning, Förteckningsblad.

Förteckna arkiv

Upprätta en förteckning över det som finns i ett arkiv, vad det innehåller och var det finns någonstans

Förteckningsplan

Systematisk plan för att förteckna arkiv.

Föteckningsblad

Lista över innehållet i en serie, dvs. de volymer som ingår i en serie.

Gallra

Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar (hos enskilda arkivbildare förstöra handlingar respektive uppgifter).

Gallringsfrist

Tid innan beslutad gallring verkställs

Historik

Beskriver arkivbildaren på andra sätt än som beskrivs i övrigt i förteckningarna, tex. När och hur verksamheten startade, ev. upphovsman/kvinna.

Innehålls-
förteckning

En översikt över samtliga serier som förtecknats inom respektive arkivbildare.

Intensivdataområde

Geografiskt område, inom vilket arkivhandlingar ska bevaras i större omfattning än i andra områden.

Medium

Medel för överföring och lagring av information.

NAD

Nationell Arkivdatabas. Gemensam dataelement-katalog.

NADMARC

Överföringsformat vid skapandet av den nationella arkivdatabasen (se NAD). Detta är grundat på det internationella biblioteksformatet MARC. Det är detta NADMARC-format som används vid datautbyte mellan Visual Arkiv 3.1 och NAD.

Proveniens

Handlingars ursprung.

Registratur

Renskrifter av koncept (alternativt kopior av utgående handlingar), bevarade i kronologisk ordning.

Rensa

1) Avskilja handlingar/uppgifter som inte ska tillhöra arkivet.
2) I offentlig verksamhet avskilja handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte ska arkiveras.

SCB-kod

Arkivbildaren är knuten till en SCB-kod tex. församling. (SCB = Statistiska CentralByrån)

Serie

Serie är en benämning på en viss typ av handlingar, t.ex. ”Protokoll” eller ”Verkställande direktörens inkommande brev”.

Serien har alltid en viss kodbeteckning som kallas seriesignum, t.ex. ”A 1 a”. Serierubriken, t.ex. ”Styrelseprotokoll”, beskriver vilken typ av handlingar det är frågan om.

Serieindelningen sker normalt enligt det allmänna arkivschemat som är en förteckningsplan med fasta huvudavdelningar.

Serien består i sin tur av volymer.

Seriesignum

Kodbeteckning för serie enligt förteckningsplan eller arkivförteckning.

Struktur

Arkivbildare ->>  Serie  ->> Volymer

En arkivbildare har flera serier. En serie består av flera volymer.

Upptagning

Handlingar/uppgifter som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel

Utseende

Beskrivning av vilket emballage volymer består av eller på vilket media volymen lagras, t ex ”Arkivkartong”, ”Inbunden”, ”CD-skiva”

Volym

Fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar.

Volymen är ofta en arkivkartong eller en pärm, men kan också vara t.ex. ett magnetband. Volymen innehåller de enskilda arkivhandlingarna.

Volymförteckning

Volymförteckningen ger en överblick över vilka volymer som ingår i aktuell serie.